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「機關檔案目錄查詢網」查詢需申請應用之檔案。
(二) 填具「檔案應用申請書」，載明下列事項：
申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
▶ 申請項目。
▶ 檔案名稱或內容要旨。
▶ 檔號或收發文字號。
▶ 申請目的。
▶ 申請日期。
▶ 有使用檔案原件之必要者，其事由。
▶ 檔案名稱或內容要旨。
▶ 檔號或收發文字號。
▶ 申請目的。
▶ 申請日期。
▶ 有使用檔案原件之必要者，其事由。
(三) 申請方式：
請檢附已填竣之申請書及相關文件，申請書送達方式得以自行送達、傳真、Email，或郵遞方式為之。
▶ 自行送達：請於上班時間(上午8:00至12:00、下午13:00至16:00)，遞至本所收發室。
▶ 郵遞寄送：郵寄至本所行政室：(300004)新竹市東區民族路40號行政室
▶ 傳真：傳真至本所行政室(03)526-439。
▶ 電子郵件： Email至本所服務電子郵件信箱：hc5100@ems.hccg.gov.tw
▶ 郵遞寄送：郵寄至本所行政室：(300004)新竹市東區民族路40號行政室
▶ 傳真：傳真至本所行政室(03)526-439。
▶ 電子郵件： Email至本所服務電子郵件信箱：hc5100@ems.hccg.gov.tw
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▶ 開放時間：
本所提供檔案應用時間為星期一至星期五，
上午9:00至11:30、下午1:30至4:30（例假日及國定假日不開放）。
▶ 處所：
於本所二樓行政室提出申請。
本所提供檔案應用時間為星期一至星期五，
上午9:00至11:30、下午1:30至4:30（例假日及國定假日不開放）。
▶ 處所：
於本所二樓行政室提出申請。
檔案開放應用係指依據檔案法第17條至第21條規定，民眾得向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案，由受理機關提供應用之相關作業及程序，包括檔案應用申請、申請審核及回覆、閱覽抄錄或複製檔案、還卷等事項，法令依據檔案法、政府資訊公開法、行政程序法及個人資料保護法等相關規定辦理。
(二) 如何查詢各機關典藏檔案目錄？
可透過國家發展委員會檔案管理局之「機關檔案目錄查詢網」查詢各機關典藏檔案目錄，經由全國檔案資訊單一查詢窗口，隨時上網各機關定期彙送檔案目錄，但機密檔案目錄依法不公布。
(三) 何種身分得向本所申請檔案應用？
具有中華民國國籍並在中華民國設籍之國民及其所設立之本國法人、團體，得依政府資訊公開法第9條之規定申請檔案應用。持有中華民國護照僑居國外之國民亦同。外國人以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限。
(四) 申請閱覽、抄錄或複製檔案有何限制？
檔案如有涉及下列情形之一者，本所得依規定拒絕申請：
▶ 有關國家機密者。
▶ 有關犯罪資料者。
▶ 有關工商秘密者。
▶ 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
▶ 有關人事及薪資資料者。
▶ 依法令或契約有保密之義務者。
▶ 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
▶ 有關犯罪資料者。
▶ 有關工商秘密者。
▶ 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
▶ 有關人事及薪資資料者。
▶ 依法令或契約有保密之義務者。
▶ 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
(五) 本所答覆申請人申請檔案應用准駁之時程為何？
自受理或申請人補正資料後之日起30日以書面通知申請人審核結果是准或駁回。申請之程序如不符規定或資料不全者，應通知申請人於7日內補正，逾期不補正或不能補正者，得駁回申請。
(六) 申請閱覽、抄錄或複製檔案應注意哪些事項？
閱覽或抄錄檔案應於本機關指定之時間、處所為之，且應保持檔案資料之完整，並不得有下列行為：
▶ 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
▶ 拆散已裝訂完成之檔案。
▶ 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
▶ 檔案內容有部分應限制應用而遮掩者，擅自撕除。
▶ 擅自將檔案帶離閱覽場所。
▶ 拆散已裝訂完成之檔案。
▶ 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
▶ 檔案內容有部分應限制應用而遮掩者，擅自撕除。
▶ 擅自將檔案帶離閱覽場所。
(七) 申請閱覽者可否攜帶陪同人員共同進入閱覽場所？陪同人員是否比照收費？
民眾申請應用檔案而需陪同人員伴隨者，應事先申請並經核准後方得進入閱覽處所，另因陪同人員並非獨立之申請人，無須另行收費。
(八) 申請閱覽、抄錄或複製檔案是否需要收費？
依檔案管理局「檔案閱覽抄錄複製收費標準」規定收費：
▶閱覽、抄錄檔案，每二小時收費新臺幣二十元，不足二小時者以二小時計算。
▶ 複製檔案，依「檔案複製收費標準表」繳納費用。
▶ 如另需提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算，每次並加收處理費用新臺幣五十元。
(九) 請問檔案應用可否全面開放?
檔案應用以提供複製品為原則，核准應用之檔案如僅其中一部份有應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部份，就其他部份公開或提供之。
(十) 申請人如無法於檔案應用開放時間內閱覽完畢，應如何處理？
申請人應用檔案應於當日歸還，如未能於當日應用完畢者，業務承辦人員應於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另約定日期再行調閱應用。
